Informatie vastleggen is eenvoudig. Een voice memo, een screenshot, een notitie naar jezelf. Klaar. Het probleem zit hem niet in het vangen. Het probleem zit hem in: wat gebeurt er daarna? Vind je het terug? Gebruik je het? Zie je patronen? De meeste capture-systemen zijn gebouwd op de illusie dat opslaan gelijk staat aan behouden. Maar een database vol data zonder context is geen second brain. Het is een digitale doos op zolder: vol, maar onbruikbaar. Ik zie het steeds vaker voorbijkomen op LinkedIn. Kenniswerkers die vertellen: > “Ik app met mezelf. Voice memos, losse gedachtes, zinnetjes voor artikelen, inzichten voor projecten. Als ik ze niet gelijk vastleg, verlies ik ze. Of ze nemen ruimte in mijn hoofd. Dus stuur ik mezelf een bericht. Dan kan ik het loslaten.” Herkenbaar? Waarschijnlijk wel. En het probleem zit hem niet in het vastleggen. Het probleem zit hem in wat er daarna gebeurt. Of eigenlijk: wat er *niet* gebeurt. ## Het probleem met "vastleggen" Je hebt nu 147 voice memos. Of 89 notities in je Notes app. Of 234 items in je "Inbox" in je task manager. Je hebt alles vastgelegd. Niets vergeten. Maar: - Welk idee had je vorige maand over dat nieuwe project? - Wat was die inzicht tijdens je wandeling afgelopen dinsdag? - Welk compliment kreeg je in Q3 dat perspectief gaf op je werk? Je *weet* dat je het ergens hebt. Maar WhatsApp of je e-mail inbox is nou eenmaal geen app die goed met notities omgaat. Dit is de illusie van de meeste capture-systemen: ze laten je *denken* dat je iets hebt bewaard, terwijl je het eigenlijk hebt begraven. ## Waarom dit gebeurt: De drie valkuilen ### Valkuil 1: Te veel weerstand bij vastleggen Je beste ideeën komen tijdens wandelen. Tijdens douchen. Tijdens gesprekken. In de auto. Niet achter je laptop. Maar de meeste systemen verwachten dat je: 1. Je telefoon pakt 2. De juiste app opent 3. Een nieuwe notitie maakt 4. Een titel bedenkt 5. Het intypt of inspreekt 6. Een tag kiest 7. Een folder selecteert 8. Op "opslaan" drukt Tegen de tijd dat je bij stap 3 bent, is je gedachte al half verdampt. De ideale setup: één fysieke druk op een knop. Micro-weerstand. Geen denken over "waar moet dit heen", dat bepaal je later. Nog beter dan een whatsapp groep met jezelf toch? ### Valkuil 2: Te weinig structuur bij opslag Oké, je hebt het vastgelegd. Voice memo 147 in je lijst. En nu? Drie maanden later zoek je naar "dat idee over AI en authenticiteit" en je vindt: - 4 voice memos die daar misschien over gaan - 7 notities waarvan de titel vaag is - 12 appjes naar jezelf die je moet afluisteren Je geeft op. Het idee is weg. Vastleggen zonder categoriseren = data zonder context. En data zonder context is ruis. De ideale setup: minimale categorisering tijdens vastleggen (Quote? Idee? Compliment? Beslissing?) en automatische metadata (wanneer, waar, in welke context). ### Valkuil 3: Geen manier om patronen te zien Stel je legt een jaar lang alles vast. Perfect. Maar wat doe je ermee? De échte waarde van vastleggen ontstaat niet bij opslag. Het ontstaat bij terugkijken: - Welke complimenten kreeg ik consistent over een jaar? - Welke vragen stelde ik voor een project vorm kreeg? - Hoe veranderde mijn denken over [onderwerp] in 6 maanden? - Wat zijn ideeën van de afgelopen 2 weken die ik verder wil ontwikkelen? Kan ik ze misschien combineren? Hé dit linkt zo mooi met het artikel wat ik erover las. De ideale setup: meerdere perspectieven op dezelfde data. Quote opgeslagen vandaag? Verschijnt ook in je week en jaaroverzicht, maar ook bij de persoon die hem je gaf. ## De ideale setup: drie lagen ### 🟢 Laag 1: INPUT: Vangen zonder weerstand **Initiator:** Actieknop op iPhone (of tik op achterkant, NFC-chip, Siri) **Doel:** Van gedachte naar vastlegging in < 3 seconden Je drukt. Je spreekt (of typt, of maakt screenshot). Done. Geen app kiezen. Geen bestandsnaam bedenken. Geen folder selecteren. Wel zo goed mogelijk de context opslaan. Zo veel mogelijk vertellen over de reden waarom je het opslaat, waar het aan gelinkt is Je brein hoeft niet te schakelen van "denken" naar "organiseren". Je blijft in flow. ### 🔵 Laag 2: CATEGORISEER: een flow voor de meest voorkomende type informatie **Categorisering:** hiervoor heb ik een simpel menu: Quote, Idee, Compliment, Journal, Beslissing, etc. De meest voorkomende dingen die ik wil opslaan. Je kiest. Eén tik. Een simpele vraag beantwoorden : wat is dit stukje informatie? Nu heeft je vastlegging context. En er gaat een specifieke flow in werking. Elk type informatie krijgt zijn eigen verwerking. **Optioneel AI:** laat het transcript netjes opmaken en genereer een titel, en geef het daarna zo’n 3 perspectieven op het idee die jij zelf niet zou bedenken: - Hoe zou een leek dit zien? - Wat zou een wetenschapper vragen? - Hoe zou een strateeg dit toepassen? - hoe zou iemand dit zien die heel ver van je af staat? Je gebruikt AI dan als denkpartner, als uitdager, om je uit je bubbel te trekken. **Metadata:** Automatisch tijd, locatie (optioneel), weer (optioneel). Over maanden zie je patronen die anders onzichtbaar bleven. ### 🟠 Laag 3: OUTPUT - Opslag en terugvinden **Transport:** Direct naar Obsidian (of Notion, of je systeem van keuze) met properties: ``` AI en het verlies van authenticiteit Titel:: Date:: 2025-01-02 Locatie:: Amsterdam De inhoud van je idee ``` **Obsidian Bases:** of een variant hiervan in Notion of andere tool: - Toon alle complimenten uit Q4 2024 - Welke ideeën had ik tijdens wandelen vs. achter bureau? - Hoe vaak kwam onderwerp X terug? - Welke Quotes hadden mijn kids tijdens deze vakantie? **Bases:** Index-notes die automatisch alles van één type verzamelen. Een "Quotes Base" toont elke quote die je ooit vastlegde, chronologisch, doorzoekbaar. Zelfs in z’n geheel op te pakken en iets mee te doen met een LLM (Claude of chatGPT bijvoorbeeld). ## Waarom dit anders is dan "nog een systeem" De meeste productiviteits-systemen falen omdat ze monolithisch zijn: alles-of-niets, volg het recept precies. Dit systeem is modulair. Je begint met: - 1 initiator (actieknop) - 1 invoermethode (dicteren) - 1 output (direct naar Daily Note) Als dat werkt, voeg je één module toe. Niet vijf tegelijk. Je voegt keer op keer iets toe. Categorieën. Of context. Of AI. Of properties. Maar die ene trigger blijft hetzelfde. Je bouwt wat je nodig hebt. De rest laat je liggen. ## De verborgen waarde: Context over tijd Het sterkste aspect wordt pas zichtbaar na maanden. Een compliment in maart heeft andere betekenis dan hetzelfde compliment in september. Een idee tijdens sabbatical verschilt van hetzelfde idee tijdens deadline-stress. Een database bewaart data. Een Breinpaleis bewaart context, verbanden, patronen en inspiratie voor een volgende keer. En die context is vaak onzichtbaar in het moment, maar wordt je rijkste bron van inzicht in de toekomst. ## Begin vandaag Als je dit herkent, als jij ook die voice memos hebt die verdwijnen in het niets, die ideeën die je verliest omdat vastleggen te veel moeite is, dan heb ik iets voor je. Ik bouwde het volledige systeem uit in een guide. Modulair, stap-voor-stap, zodat je kunt beginnen met het minimum en uitbreiden als het werkt. Speciaal voor Apple shortcuts, maar kan ook inspiratie geven voor een andere app natuurlijk. **Wil je het proberen?** Stuur me een DM op [Linkedin](https://www.linkedin.com/in/mariekevanvlietvandergraaff) en ik deel de guide (gratis). Het enige wat ik vraag: als je het test, laat me weten wat werkt en wat niet. Ik leer van jouw gebruik en vind het leuk om met je te connecten. Want uiteindelijk gaat het er niet om dat je een perfect systeem bouwt en nooit meer iets kwijtraakt of vergeet. Het gaat er om dat jouw ideeën je brengen dat je wilt dat ze je brengen. En dan helpt het niet om ze te laten verstoffen in een app die daar niet voor is bedoeld. Maar dat ze klaarstaan op de plek waar jij je denken gaat doen, jouw Breinpaleis. *PS: Het systeem werkt met iPhone Shortcuts + Obsidian, maar de principes gelden voor elk platform. Het gaat om de architectuur, niet de tools.*