![[meeting notes.png]] # Wanneer werkt AI-notuleren? Blijvende arbeidsbesparing bij gemeenten In Nederlandse gemeenten heersen structurele personeelstekorten en een groeiende vergaderdruk. Verslaglegging van al die overleggen is tijdrovend, handmatig en belandt bij dezelfde schaarse professionals die ook inhoudelijk werk moeten doen. AI-tools voor transcriptie en verslaglegging zijn recent breed beschikbaar gekomen en worden al volop opgepikt, maar beleid en systematische meting van effecten ontbreken nog grotendeels. Meer dan de helft van de gemeenten experimenteert met AI, maar minder dan een derde heeft daarvoor beleid ontwikkeld¹¹. Medewerkers zetten tools in buiten het zicht van IT, met reële risico's voor privacy en informatie-integriteit. ## De belofte ChatGPT werd sneller geadopteerd dan welke digitale dienst ooit. AI is niet meer iets wat eraan komt, het is er. En een van de tools die mensen het snelst oppakken is de AI-notetaker: je start een vergadering, je klikt op record, en je hoeft niet meer mee te schrijven. De samenvatting en actiepunten verschijnen direct daarna in de mailbox van alle deelnemers. AI-notulenplatformen (Otter, Fireflies)¹ ² melden een tijdwinst van wel 4 tot 16 uur per week. Er zijn sectoren waar die winst al zichtbaar is. In de huisartsenzorg laat het Digizo.nu-rapport (2025)³ zien dat zorgprofessionals minder administratieve druk ervaren en meer aandacht hebben voor de patiënt. In de re-integratie introduceerde WerkSaam Westfriesland een AI-assistent die zorgde voor minder administratieve druk, coach-onafhankelijke gespreksverslagen en meer tijd voor persoonlijke aandacht⁴. Bij a.s.r. Zorgverzekering daalden klantgesprekken van gemiddeld acht tot tien minuten naar één à twee minuten, dankzij AI-ondersteunde transcriptie en samenvattingen⁵. ## De kanttekening Maar wat er ook gebeurt, is wat Floridi (2025) *distant writing* noemt⁶: je staat niet meer zelf aan het roer van wat er wordt opgeschreven. En daarmee sta je als medewerker verder van de kern af, van wat er eigenlijk gezegd werd, wat de beslissing betekende, wat jij ervan vond. Onderzoek laat zien dat volledig geautomatiseerde verslaglegging leidt tot lagere kennisretentie⁷. Daarnaast waarschuwt onderzoek voor de "average trap"⁸: AI-samenvattingen neutraliseren systematisch nuances, en creëren een monocultuur als grote populaties vertrouwen op dezelfde AI⁹. Het niveau van AI-ondersteuning doet ertoe: intermediaire ondersteuning, waarbij gebruikers actief selecteren en corrigeren, leidt tot significant betere kennisretentie dan volledige automatisering¹⁰. In eigen onderzoek onder 78 kenniswerkers liepen de antwoorden sterk uiteen, en 35% herformuleerde de vraag naar kwaliteit en verantwoordelijkheid. Dat zegt iets over wat er op het spel staat. ## Gemeenten zijn een bijzondere context Bij gemeenten komt er nog iets bij: verslaglegging is daar niet alleen interne administratie, maar de manier waarop besluiten navolgbaar blijven voor burgers. Een gemeente is een publiekrechtelijk orgaan. Democratisch gekozen volksvertegenwoordigers leggen namens inwoners verantwoording af over wat er besloten wordt en waarom. Dat maakt data-autonomie, privacy en informatieveiligheid extra belangrijk. De context maakt de urgentie groter. Nederlandse gemeenten kampen met structurele arbeidsmarktkrapte: over tien jaar bereikt ruim 30% van de huidige ambtenaren de pensioenleeftijd¹². Tegelijkertijd staat het gemeentefonds onder druk: het kabinet kortte het met 2,4 miljard euro in 2026, wat gemeenten dwingt tot bezuinigingen op personeel¹³. De vergaderdruk is hoog en groeiend: van raadscommissies en portefeuillehoudersoverleg tot werkgroepen, participatietrajecten en ambtelijk vooroverleg. Bij elk overleg hoort verslaglegging. Die verslaglegging is vrijwel volledig handmatig en wordt doorgaans uitgevoerd door dezelfde schaarse professionals die ook inhoudelijk werk moeten doen. De combinatie van minder mensen, meer taken en een verslagleggingspraktijk die vrijwel niet is gedigitaliseerd, maakt vergaderverslaglegging tot een concreet productiviteitsprobleem bij gemeenten. Wanneer verslaglegging onvolledig of vertraagd is, raakt dat de herleidbaarheid van besluiten, de kennisoverdracht bij personele wisselingen en de transparantie richting raad en inwoners. Bevindingen uit andere sectoren, zoals de zorg, zijn dus niet zonder meer overdraagbaar naar gemeenten. ## De centrale vraag Dit roept de centrale vraag op: **onder welke voorwaarden leidt de inzet van bestaande AI-notulentools bij gemeenten tot blijvende arbeidsbesparing in vergaderverslaglegging?** Gemeente Eindhoven herkent het vraagstuk vanuit de eigen organisatiepraktijk: binnen veel teams worden notulen en samenvattingen gemaakt, maar de functionele inzet ervan verschilt sterk. Er spelen ook nadrukkelijke vragen rond privacy, informatiebeveiliging, bestuurlijke gevoeligheid en verantwoording, mede in het licht van een recent datalek rondom generatieve AI bij de gemeente¹⁷. Verkennende gesprekken met de VNG bevestigen dat AI-notulen raakt aan twee actuele thema's op de gemeentelijke agenda: arbeidsmarktkrapte en de Wet open overheid. ## Onderzoek "Wanneer werkt AI-notuleren?" Dit KIEM-project onderzoekt dat in drie fasen bij Gemeente Eindhoven, in samenwerking met Fontys Hogeschool en AI-implementatiepartner Helixiora. Eerst brengen we in kaart hoe medewerkers nu omgaan met vergaderverslaglegging: waar zit de frictie en welke tools worden al ongezien ingezet? Via vragenlijsten en interviews bij twee populaties: vergaderingen waarvoor verslaglegging verplicht is, en vergaderingen waarvoor verslaglegging vooral nuttig is. Dan testen we een bestaande AI-notulentool in echte vergaderingen en meten we niet alleen tijdsbesparing, maar ook eigen regie, werkgeluk en kennisretentie. De gekozen oplossing draait bij voorkeur lokaal, zodat bestuurlijk gevoelige informatie binnen de gemeentelijke infrastructuur blijft en digitale soevereiniteit gewaarborgd is. Twintig tot dertig medewerkers gebruiken de tool gedurende acht weken tijdens hun reguliere vergaderingen. Tot slot vertalen we de bevindingen naar een gedragsprotocol, een keuzehulp en compacte AI-notulen-kaartjes: fysieke hulpmiddelen voor mens-AI interactie die teams direct kunnen gebruiken. De kaartjes fungeren als visuele herinnering dat er een AI meeluistert, en bieden houvast om zowel de AI als het eigen gedrag bewust te sturen: wat zeg je wel, wat niet, en wanneer grijp je in. ## Waarom? De tools zijn er. De adoptie is gaande. Maar de kennis over wanneer en hoe ze werken in de gemeentelijke context ontbreekt nog. Dit project geeft inzicht over de keuzes die gemeenten moeten maken voor hun specifieke context: welke verwerking past bij welk type overleg, hoe wordt omgegaan met bestuurlijk gevoelige informatie en hoe worden privacy en digitale soevereiniteit gewaarborgd. De bevindingen zijn direct overdraagbaar naar andere gemeenten in Nederland. --- *Dit onderzoek is een samenwerking van Fontys Hogeschool (lectoraat Moral Design Strategy en Fontys ICT), Gemeente Eindhoven en Helixiora, gefinancierd via de KIEM-regeling Arbeidsbesparende AI.* ## Referenties 1. https://app.fireflies.ai/. Fireflies. 2. https://otter.ai/. Otter. 3. Spraakgestuurd rapporteren ggz. Digizo.nu https://digizo.nu/proces/spraakgestuurd-rapporteren-ggz/. 4. TNO. Overheidsbrede monitor Generatieve AI. (2025). 5. TNO. Aan het werk met generatieve AI. https://publications.tno.nl/publication/34644500/EeblmXMt/TNO-2025-R11119.pdf (2025). 6. Floridi, L. Distant Writing: Literary Production in the Age of Artificial Intelligence. SSRN Scholarly Paper https://papers.ssrn.com/abstract=5232088 (2025). 7. Risko, E. F. & Gilbert, S. J. Cognitive Offloading. Trends Cogn. Sci. 20, 676–688 (2016). 8. Huang, M.-H. & Rust, R. T. The GenAI Future of Consumer Research. J. Consum. Res. 52, 4–17 (2025). 9. Guingrich, R. E., Mehta, D. & Bhatt, U. Belief Offloading in Human-AI Interaction. https://doi.org/10.48550/arXiv.2602.08754 (2026). 10. Chen, X., Ruan, K., Ju, K. P., Yap, N. & Wang, X. More AI Assistance Reduces Cognitive Engagement: Examining the AI Assistance Dilemma in AI-Supported Note-Taking. Proc. ACM Hum.-Comput. Interact. 9, 1–29 (2025). 11. M&I partners Pim Freriks & Amber Wolf. AI Monitor Gemeenten 2024. https://mxi.nl/uploads/files/publication/ai-monitor-gemeenten-2024.pdf (2024). 12. Oplossingen voor tekorten arbeidsmarkt. A&O fonds Gemeenten https://www.aeno.nl/herijkte-toekomstverkenning-arbeidsmarkt-actuele-inzichten-voor-wendbare-gemeenten (2026). 13. Gemeenten vallen in financieel ravijn | VNG. https://vng.nl/artikelen/gemeenten-vallen-in-financieel-ravijn. 17. Datalek: gemeente Eindhoven deelt persoonsgegevens met openbare AI-websites. Omroep Brabant. https://www.omroepbrabant.nl/nieuws/6001041/datalek-gemeente-eindhoven-deelt-persoonsgegevens-met-openbare-ai-websites (2025).